Documentenbeheer

App #

Hier komen je recente bestanden te staan die zijn aangepast door iedereen.

Via het plus kun je makkelijk ene nieuwe (office ) document aanmaken.
Nadat je op het plusje hebt gedrukt, dan geef je aan wat voor bestand en vervolgens de naam en locatie waar je hem wilt opslaan. Zodat het bestand gelijk op de juiste locatie staat.

Vervolgens heb je de keuze om het bestand te openen in de Online Word/Excel/Powerpoint of de lokale versie daarvan op de pc. Dit laatste geld alleen voor waar de nieuwere versie van office op staan.

Voor beide geld, je hoeft niet tussentijds op te slaan. Elke keer dat je stopt met typen/wijzigen, slaat hij automatisch op. Als je klaar bent, sluit je het venster/programma af.

Dit staat links boven!

Documenten #

Om alle data te zien (waar je rechten op hebt) druk je op Documenten.

Je komt dan in de Mappen & bestanden terecht. Afhankelijk welke rechten je hebt, hoeveel mappen er links staan.

Vanaf deze omgeving kun je de bestanden openen, nieuwe mappen aanmaken, bestanden aanmaken en bestande uploaden vanaf lokaal met behulp van de knoppen die van boven in beeld staan.

Links staat Mijn Documenten. Dit zijn je persoonlijke documenten. Deze word opgeslagen in jou eigen persoonlijke Onedrive.

Onder deze map staat Documenten
Hier staan alle documenten in verschillende mappen. De hoeveelheid mappen die je ziet is hoeveel rechten die je hebt. De mappen die je ziet, daar kun je bij en kun je bestanden in verwerken.

Standaard is het ingesteld, dat office documenten met de Online variant worden geopend. Dus er komt een tabblad bij met de online applicatie.

Echter als je achter een lokale werk pc werkt, dan kun je hem ook lokaal openen door middel:
-rechtermuisknop op het bestand doen
-Open in Word om hem vervolgens te openen in de lokale Word Applicatie.

Als je altijd met de lokale word applicatie werkt, dan kun je ook de voorkeur instellen door middel van het 3de van boven te klikken.
Let wel op. Als je het niet lokaal hebt geïnstalleerd, opent hij alsnog Online.

Prullenbak #

Voor alles is een prullenbak beschikbaar.
Bestanden die zijn verwijderd, zowel per ongeluk of bewust, komen hier in te staan.

Dan heb je 30 dagen de tijd om ze eventueel daar weer uit te halen als je het bestand weer terug moet hebben.

-Selecteer bestand en vervolgens terugzetten drukken.

Vervolgens word het bestand op de originele plaats weer terug gezet. Deze locatie staat ook in het veld ter informatie.

Bestanden Uploaden #

Je hebt ook mogelijkheid om lokale bestanden te uploaden. Dit werkt voor Windows/MacOS/IOS/Android zodat je bv makkelijk bestanden/foto’s kan uploaden naar juiste map.

-Ga als eerst naar de map waar ze heen moeten
-Druk op Uploaden
-Selecteer map of bestanden
-Selecteer je bestanden of map die je wilt uploaden en druk ok.
-Vervolgens zie een upload venster waar je kan zie hoever hij is met uploaden.
–              Dit upload venster moet je niet afsluiten, anders stop hij met uploaden!
-Als hij klaar is met uploaden, dan kun je het venster sluiten en zie je bestanden in sharepoint staan.

Een andere manier om data daar te krijgen, is een bestand vanuit verkenner naar de geselecteerd map te slepen in CS. Dan komt het upload venster ook in beeld en word hij geupload.

Bladwijzers #

Je kunt (Sub) mappen die vaak gebruikt, ook als Bladwijzers instellen. Dat zijn de favorieten in Cloudsuite.

-Ga naar een map die je vaak gebruikt.
-Selecteer de map (vinkje komt er voor) en geef boven in aan “Bladwijzer toevoegen”.
(Je kunt maar 1 map tegelijk selecteren om hem als bladwijzer toe te voegen)
-Geef hem eventueel een andere naam, of je behoud de zelfde naam en druk op Toevoegen.
-Na het toevoegen, zie ook een ster achter de naam staan.

-Vervolgens kun je op 2 manieren bij je bladwijzers

                – Links bovenin in “Mappen en Bestanden”

-Op het “Home” scherm onder bladwijzers in het data icoon

Data naar lokaal syncen #

Met deze functie synchroniseer je de data van een map naar je lokale schijf via Onedrive zodat je lokaal kan werken en lokaal door de verkenner door de bestanden heen kan gaan.
Dit werk voor zowel je eigen “mijn documenten” als de andere documenten.

Deze functie mag alleen op de kantoren gebruikt worden, en niet op prive materiaal!

-Als je in “Mappen en Bestanden” zit, ga naar de map die je lokaal wilt syncen.
-Druk vervolgens op Sync boven in de taakbalk.
-In de popup druk je op “Sync nu”. Na het drukken verschijnt er nog een popup om Onedrive te openen, deze ook “openen”
-Volg het setupje van Onedrive voor de eerste keer.
-Vervolgens zie je data lokaal staan.

Controleer de eerste keer met syncen dat er een wolkje achter de mappen/bestanden staan.
Dit houd in dat ze zichtbaar zijn en dat de connectie van Onedrive in orde is.

-rechtsonder staat een blauw wolkje in de systeembalk (naast de tijd)
-Klik er op en ga naar Help & instellingen
-En vervolgens naar instellingen
-Ga naar het tabblad “instellingen” en zorg dat het onderste vinkje AAN staat

Versiebeheer #

Elke keer als er een bestand word geopend en gewijzigd, word er onderliggend een nieuwe versie van gemaakt. Hierdoor kun je altijd terug naar een oudere versie als dingen zijn verwijderd een nieuwere versie.

-Ga naar een document waarvan je oudere versie nodig hebt.
-Druk op versie geschiedenis boven in.
-Vervolgens naar versie die wilt hebben, op het pijltje drukken en vervolgens openen.

Als dat de juiste is kun die opslaan, en anders afsluiten en een andere versie pakken.